36協定の届け出は必要?特別条項や新様式の変更点についてもわかりやすく解説

日付2021.11.19
更新日:2022.02.18
36協定の届け出は必要?

近年、違法な時間外労働などがニュースで取り上げられることが多く、「36協定違反」というワードがよく聞かれるようになりました。

36協定は、労働基準法という法律で定められた労働者の時間外労働に関する協定であり、遵守されているかどうかを労働基準監督署が調査しています。

この記事では、36協定の概要や定めるべき内容、実際の手続き方法などについてわかりやすく解説します。また、時間外労働がどこまで認められるのかなどの例外も紹介するのでぜひ参考にしてください。

36協定とは?

36協定は労働基準法第36条から派生した言葉で、その条文に書かれている労使協定を意味しています。残業や休日の労働を行う場合の限度を示しており、全ての労働者や事業者にとって大変重要な協定です。

36協定は「時間外労働協定」のこと

時間外や休日労働に関する協定が記されている労働基準法第36条では、法定労働時間が1日8時間、1週間で40時間以内と定められています。

この法定労働時間を超えて時間外労働や休日勤務を行う場合は、事業者が労働組合や労働者の中の代表者と協定を結び、その協定届を労働基準監督署に提出する必要があるのです。

また法定労働時間とは別に所定労働時間という概念があります。法定労働時間は法律で定められた1日・1週間あたりの労働時間の限度を指すに対して、所定労働時間は会社ごとに決められた1日・1週間あたりの労働時間を意味し、所定労働時間が法定労働時間を超えないようにすることが法律で定められています。

36協定を締結しないと残業させることはできない

時間外労働が全くないという企業は36協定を届け出る必要はありません。逆に、少しでも(たとえ1秒であっても)時間外労働を行う場合には、届け出の提出は必須となります。

また、時間外労働を行う労働者がたった1人であっても忘れずに届け出を行う必要があります。時間外労働を行う者が正社員ではなくパート・契約社員であったとしても同様です。

時間外労働を行う際に36協定届を労働基準監督署に届けることは労働基準法によって義務付けられており、違反した場合には罰則が設けられています。働き方改革による法改正が行われて以降、労働時間の管理をより徹底することが求められているため、確実に届け出を行うことが重要です。

36協定で定めるべき内容

36協定を締結する際には、定めなければならない項目が複数あります。

・時間外労働に関する協定についての有効期間
最も短い場合で1年ですが、定期的に見直しを行うことを考慮すると、1年にしておくことが望ましいでしょう。

・時間外や休日労働を必要とする具体的な事由

・業務の種類や労働者の数
正社員のみならず、パートや契約社員が時間外労働を行う場合も労働者としてカウントする必要があります。

・所定労働時間

・延長時間
「1日」「1日を超え3カ月以内の期間」及び「1年間」の3種類の期間それぞれについて何時間延長を行うか規定する必要があります。1日を超え3か月以内の期間」と「1年間」については、延長可能な時間の限度が法律で定められています。

また休日労働をさせる場合には、どの休日が対象となっているのか、もしくは一定期間内で休日労働を行う日数を定めることが必要です。

36協定の締結から周知まで

36協定の締結にあたってはいくつかの厳密なルールがあり、遵守する必要があります。また、締結した36協定の内容は労働者に周知することが義務付けられているのです。

ここからは、36協定の締結から、労働者に周知するまでのステップや注意点について解説します。

36協定は企業と労働者の代表が締結する

企業は36協定を締結する際、「労働者の過半数で組織する労働組合」と、もし労働組合が存在しない場合には「労働者の過半数を代表する人」と書面を交わすことが必要です。

労働組合が書面を交わす場合には組合であるための条件を満たしていなければならず、また管理監督者が労働者の代表を務めることもできません。

上で述べた「労働者の過半数」は、正社員のみならずパートやアルバイト・契約社員も全て含めた人数の中での過半数を意味するため、注意が必要です。

労働者の代表を選出する場合には事業者が独断で指名するのではなく、挙手や投票などといった方法を取り入れる必要があることもポイントとなります。

締結した36協定は労働者に周知する義務がある

36協定を労働基準監督署に届け出たら、速やかに労働者へ周知することが義務付けられています。周知を怠った場合、30万円以下の罰金が科せられるため忘れないように心掛けましょう。

周知の方法には、以下のようなものがあります。
・職場の見やすい場所に掲示する
・書面で全従業員に交付する
・社内のイントラネットで公開し、いつでも閲覧できるようにする
・磁気テープ・磁気ディスクなどに記録し、その内容をいつでも閲覧できるための機器を設置する

職場の状況や雇用形態に応じて、最も周知のしやすい方法を選択しましょう。

36協定の届け出が必要となる時間外労働のケースとは?

労働者の勤務時間が一定の時間を超える場合や、休日勤務が必要となる場合には36協定の届け出を行わなければなりません。ここでは、36協定の届け出が必要となるケースについて詳しく解説します。

勤務時間が1日8時間、1週40時間を超える場合

まず法定労働時間を超えて労働を行う場合には、36協定の届け出が必要です。法定労働時間は1日8時間、1週40時間と定められており、所定労働時間はこれを超えないように設定する必要があります。

例えば10時始業で18時終業の事業場において、途中の休憩時間が1時間の場合には所定労働時間は7時間となります。そのため、終業時間を1時間延長して19時終業とすれば、所定労働時間は8時間となるため法定労働時間を超えません。この場合には36協定の届出は不要です。

しかし1時間を少しでも超える残業の場合、法定労働時間をオーバーして時間外労働とみなされるため36協定を届けなければなりません。

日曜日など法定休日に働かせる場合

日曜日など法定休日に働かせる場合でも、同様に36協定の届け出が必要です。法定休日は労働基準法によって定められた必ず設けなければならない休日を指しています。週に1日以上、もしくは4週間の中で4日以上必要です。土日が休日という企業も多いですが、この場合は土曜日と日曜日が法定休日となります。

例えば、土日休みの企業で、所定労働時間が1日7時間の場合には週あたりの労働時間は35時間となります。この場合、休日出勤として土曜日もしくは日曜日に5時間まで労働させるのであれば法定労働時間と法定休日のいずれの点からも問題ありませんが、土曜日に1時間、日曜日に4時間働かせるなど法定労働時間を満たしていても法定休日を満たしていないといった場合には、36協定の届け出が必要です。

36協定で例外を認める「特別条項」

職種や業種によっては、繁忙期があったり、緊急対応が必要になったりするケースがあります。その場合は「特別条項付き36協定」の届け出が必要です。特別条項付きの36協定を締結することで、上限を超えて従業員に時間外労働をしてもらうことが可能となります。ここでは、その特別条項について詳しく解説します。

特別条項を定めた場合の限度時間

特別条項を定めた場合に可能となる時間外労働の限度時間に関する条件は、以下の通りとなります。

・1ヶ月の法定労働時間を超える時間外労働時間数+法定休日での労働時間数が100時間未満
・年間の時間外労働の総時間数が720時間未満
・対象期間となる1年間の中で、時間外労働の総時間数が45時間を超える月が、12カ月のうち6月以内(ただし、対象期間が3カ月を超える1年単位の変形労働時間制の場合には、総時間数が45時間のところは42時間となります)

これら3つの条件を全て満たす必要があります。

※参考:厚生労働省.「スタートアップ労働条件」
https://www.startup-roudou.mhlw.go.jp/36_pact.html
(参照:2021-11-17)

特別条項の注意点

36協定の特別条項を利用すれば時間外労働を最大限増やすことが可能ではあるものの、その分違反した場合の罰則も厳しくなります。「6カ月以下の懲役」もしくは「30万円以下の罰金」が科せられる可能性があるので注意が必要です。

また悪質な違反であると判断された場合、厚生労働省によって企業名が公表されてしまい、信用が急落する場合もあります。

36協定の上限規制

ここでは、労働基準法により定められた、36協定を利用した場合の時間外労働の上限について解説します。加えてその上限規制が例外的に猶予または除外される業種もあるため確認が必要です。

36協定を結んでも月45時間の上限がある

大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から時間外労働の上限規制が改正されました。

改正法施行により、時間外労働の上限が月45時間、年360時間となりました。

上限規制の適用が猶予・除外となる業種

今回の改正法で定められた上限規制には、適用が除外になる業務や猶予のある業種もあります。危険有害業務に従事する者の法定時間外労働についても別途規定が定められており、一度は例外項目全体を詳しく見ておくことが望ましいです。

まず、新技術、新商品の研究開発に係る業務などについては規制上限の除外が適用されます。ただし、月の残業時間が100時間を超えた場合には医師の面接指導を受けさせることが義務付けられており、違反した場合には罰則があります。

また、事業者は面接指導を行った医師の意見を取り入れ、必要に応じて就業場所や職務内容を変更したり休暇を与えたりするなど、労働者の健康に配慮した適切な処置を行う必要があるのです。

そして2024年3月31日までの間については、建設事業や自動車の運転業務、医師などについても上限適用の猶予があります。

危険有害業務については、法令で定められた業務に従事する労働者に関しては、1日あたりの時間外労働の上限を2時間とされています。こちらも十分留意しましょう。

36協定の届け出方法

36協定の届け出は、労働組合または労働者代表と協議の上協定書を作成し、労働基準監督署に年始に提出する必要があります。ここでは、届け出の記載方法や新様式における変更点について、それぞれの詳細を解説します。

必要な書類

36協定の届け出を行うには、「時間外労働・休日労働に関する協定届」という書類を労働基準監督署に提出しなければなりません。

厚生労働省公式サイトの、以下のページからもダウンロードすることができます。
参考:厚生労働省.「主要様式ダウンロードコーナー」https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/
(参照:2021-11-17)

限度時間内で時間外労働・休日労働を行わせる場合の一般条項と、限度時間を超える場合の特別条項とでダウンロードすべき書類が異なりますので、必ず確認を行うようにしましょう。

記載方法

次に、上記の届け出を記載する方法について説明します。記載方法は以下の通りになります。

・事業場ごとに業種、事業名称、所在地を記入する
・時間外労働をさせる必要の事由の欄に、業種と理由を記入する
・残業を行う労働者の数(パート・アルバイト・契約社員も含む)と所定労働時間を記入する
・事業場ごとに、必要な労働時間の上限を記入する
・期間の欄には「1年」と記入する
・特別条項の届け出の場合は、特別条項を締結したい理由を詳しく記入する
・変形労働時間の対象者がいる場合には、その旨も記入する
・休日労働が必要な場合には、その具体的理由に加えて所定休日、労働者数、労働させる休日をそれぞれ記入する

参考:厚生労働省東京労働局.「36協定の記入例」https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/var/rev0/0145/3501/201417145916.pdf
(参照:2021-11-17)

36協定の新様式での変更点

新型コロナウイルスやデジタル化などの影響を受け、2021年4月に36協定の様式が変更となりました。ここではその新しい様式の詳細や、旧様式との特筆すべき相違点について詳しく解説します。

特別条項の有無によって様式が異なる

36協定を締結する際に必要な書類は、旧様式では特別条項の有無に関わらず同じものでしたが、新様式では特別条項の有無によって提出すべき書類が異なるものになりました。

旧様式の場合は第9号様式を用いていましたが、新様式の場合には特別条項がない場合には従来通りの第9号様式を、特別条項がある場合には第9号の2を使用することが求められます。

特別条項を締結する場合の条件が法改正によって厳しくなり、記入する事項が増えたことが主な要因です。

押印・署名の廃止

36協定届の記入あたり、押印や署名を行う必要がなくなりました。

その背景として、新型コロナウイルスの感染拡大があります。感染防止対策として、行政手続きで押印を行うという従来の習慣が見直され、36協定届においてもそれが適用される形となったのです。

ただし協定届が協定書を兼ねる場合には、労使双方で合意や締結されたことを明らかにするため、労働者代表および使用者の署名または記名押印が必要となるので十分注意しておきましょう。

チェックボックスの新設

36協定の新様式では、労働者代表について以下の要件を満たしているかどうか確認するためのチェックボックスが新設されました。

・管理監督者でないこと
経営者と一体的な立場でないことが求められます。

・36協定を締結する者を選出することを明らかにした上で、投票や挙手等の方法で選出すること
労働者全員が納得できるような民主的な方法を経て労働者代表を選出する必要があります。

・使用者の意向に基づいて選出された者でないこと
直接的・間接的に関わらず、使用者の独断で代表の選出を行わないよう注意しなければなりません。

電子申請が便利になった

近年行政でもデジタル化が進んでおり、36協定届についても電子政府の総合窓口「e-Gov」からの届け出が可能となりました。

2021年3月末から電子申請の場合に限り、事業場ごとに労働者代表が異なっていたとしても本社一括で届け出を行えるようになり、それぞれの事業所を管轄する労働基準監督署への届け出も不要となりました。

また2021年4月からは、電子署名や電子証明書の添付も不要です。業務の手間を削減したい場合には有効活用しましょう。

36協定を締結する際に留意しておきたいこと

36協定を利用して労働者の時間外労働が認められた場合でも、労働者の心身の健康管理を怠ることは許されません。ここでは、36協定を締結するにあたり、労働者を管理する上で留意すべき点について解説します。

時間外労働や休日労働は必要最低限にする

たとえ36協定の範囲内で労働をさせるにしても、労働者に対する安全配慮義務を負う必要があります。

厚生労働省の通達によれば、1週間あたりの法定労働時間を超えた労働時間が月あたり45時間以上となった場合、業務と脳・心臓疾患の発症との関連性が徐々に強まるとされています。また月あたり100時間もしくは2〜6ヶ月平均で80時間を超えてくると、その関連性はさらに強まるとされており、十分留意する必要があります。

業務完遂のために労働者に残業をお願いしたとしても、労働者の健康が損なわれては元も子もありません。時間外労働や休日労働を行う場合には業務の細分化を心掛け、また一人ひとりの業務範囲を明確にすることで余計に働かせてしまうことがないよう配慮する必要があるのです。

限度額を超えて労働させる労働者の健康や福祉を確保する

36協定の改正により、45時間を超える労働時間を課す場合の健康と福祉確保のための措置対応が全ての企業に義務づけられました。やむを得ず長時間労働を行わせる場合には、以下のような形での措置を講じることが望ましいとされています。

・医師による面接指導
・深夜残業の回数制限
・勤務間インターバルの確保
・特別休暇の付与
・定期的な健康診断
・連続休暇の取得許可
・産業医による定期的なアドバイスや保健指導

また新技術や新商品の開発など、限度時間が猶予、除外されている業務や業種についても、なるべく限度時間を超えないように十分配慮し、労働者の心身の健康管理を最大限サポートする体制づくりは欠かせません。

要件を満たさない36協定の届け出は無効に!適切な締結を

36協定を締結して時間外労働が認められたとしても、36協定の要件を満たせなかった場合には届け出が無効となります。罰金などの罰則が科され、企業の信用問題にもつながる可能性があるため注意が必要です。

また、労働時間が長くなればなるほど労働者の心身にかかる負担はますます大きくなります。健康問題に関して早期に適切な対処をするなど、安全配慮義務も果たす必要があることを忘れてはなりません。

株式会社Dr.健康経営では、経験豊富な産業医を紹介する産業医紹介サービスを展開しています。産業医が従業員のメンタルを手厚くサポートいたします。従業員の健康管理が気になる方はぜひお気軽にご相談ください。

 

鈴木 健太
監修者
鈴木 健太(すずき けんた)
代表取締役/医師・産業医

1989年、東京都国立市出身。2009年、筑波大学医学部へ入学。
在学中にKinesiology, Arizona State Universityへ留学し、医学・経済学・人文学等を学ぶ。
卒後は国立国際医療研究センターで勤務医として働く。
予防医療の重要性に気づき、帝京大学公衆衛生大学院で健康経営を研究しつつ、産業医として多くの企業を担当する。