ハラスメント相談窓口の義務化とは?設置方法や流れ・社内周知の重要性などわかりやすく解説

日付2022.02.14
更新日:2022.02.28

パワハラ防止法の施行に伴い、企業ではパワハラ対策として相談窓口の設置が義務付けられました。ハラスメント相談窓口を設けるにあたって、どのような手順や流れで行えばいいのかわからないという人もいらっしゃるでしょう。

本記事では、ハラスメント相談窓口の設置義務の概要や具体的な設置方法などを解説します。本記事に目を通すことで、ハラスメント相談窓口の設置方法はもちろん、社内に周知させる重要性なども把握できます。ぜひ参考にしてください。

ハラスメント相談窓口とは?

2020年6月1日に施行されたパワハラ防止法では、従業員を雇用する企業に対しパワハラ防止のためにハラスメント専用の窓口を設置することが義務化されました。

また、努力義務の位置付けにあった中小企業も、2022年4月1日からハラスメント相談窓口の設置が義務化されます。以下では、ハラスメント相談窓口の概要を解説します。

ハラスメント相談窓口の設置義務

ハラスメント相談窓口の設置が義務付けられたのは、職場内で優越的な関係が生じることで、従業員の労働環境に影響を及ぼしている背景があるためです。

上述したように、パワハラ防止法の改正により、企業はハラスメント専用の窓口を設置することが義務付けられました。ハラスメント相談窓口の義務化の時期は、企業の規模によって異なります。

大企業は法改正のあった2020年6月1日から適用されており、中小企業は努力義務に留まっています。ただし、2022年4月1日からは中小企業でもハラスメント相談窓口の設置が義務化されるため注意が必要です。

ハラスメント相談窓口は、セクハラの相談窓口としても機能できるように、ハラスメント全般の相談窓口であることが求められています。

ハラスメント相談窓口を運用する目的

ハラスメントが発生した事実の把握や適切な対応を行うことが、ハラスメント相談窓口を設置する目的です。

従業員がハラスメントを受けた場合でも相談しやすい体制を整備していれば事実を確認した上で対処できるため、ハラスメントによる被害を抑えやすくなるだけでなく再発を防ぐことも可能です。

相談した事実が社内に広がり、ハラスメントの被害を受けた従業員や関係者にとって不利益にならないようにするためにも、ハラスメント相談窓口を運用する際は相談者のプライバシーを守らなければなりません。

被害者の個人情報はもちろん、相談内容を公表することのないように注意する必要があります。相談者が安心して相談できる体制を整備するためにも、相談を受けた内容や相談者に関する情報管理を厳重に行うことを社内に周知しておきましょう。

※出典: 厚生労働省.「職場におけるハラスメント関係指針」(参照2021-12-8)
https://www.no-harassment.mhlw.go.jp/pdf/symposium_siryo_2.pdf

ハラスメント相談窓口の種類と内容

ハラスメント相談窓口は、社内に設置するのか、社外に設置するのかで3種類に分けることができます。以下では、それぞれの相談窓口の概要や主な担当者、設置する際の注意点とポイントを解説します。

内部相談窓口

内部相談窓口とは、社内の人材を活用して設置したハラスメント相談窓口のことです。一般的に中小企業では、相談窓口の担当者と所属する部署の業務を兼任しているケースが多いといわれています。

担当者の選定については設置方法の章で詳しく後述します。相談窓口を設ける際は、少なくとも実際に窓口になる担当者に男女各1名と責任者1名の3名を配置するのが理想的です。

設置する際の注意点として、ハラスメントの相談者が安心して相談できるように社内もしくは社外に面談用の個室を用意しておきましょう。

外部相談窓口(委託)

ハラスメント相談窓口を社内に設置せずに外部相談窓口を設置して、運用を外部に委託することもできます。社内で相談窓口の設置に必要な人員を確保できない場合や、ハラスメントに関する知見を持つ専門家に任せたい場合に有効です。

委託先として、ハラスメント対策に対応できる専門家や外部サービスを選びましょう。また、契約を締結する際は、相談者のプライバシーを守るために情報管理に関する取り決めをしておくことも大切です。

外部相談窓口(公的機関)

厚生労働省や各自治体の労働局などの公的機関が運用している外部相談窓口を利用する方法もあります。厚生労働省や自治体の窓口は、ハラスメントに関する相談が無料で行えます。
ただし、従業員が公的機関の外部相談窓口を利用しても、企業がハラスメント相談窓口の設置義務を果たしたことにはならないため、注意が必要です。

※出典:厚生労働省.「ハラスメント悩み相談室」(参照2021-12-8)
https://harasu-soudan.mhlw.go.jp/

社内にハラスメント相談窓口を設置する方法

企業は、ハラスメント相談窓口の設置義務を果たすだけでは不十分です。事業主を始め経営層などが社内でのハラスメントを撲滅する目的意識を共有し、会社全体にハラスメントの撲滅を目指す旨の宣言や取り組み内容を周知させることが大切です。

相談担当者の選定方法

相談窓口の担当者選びは、社内のハラスメント対策を適切に行う上で重要なポイントです。相談窓口の担当者として適しているのは、人事労務担当・コンプライアンス担当・監査・人権・法務などの部門や、産業医、カウンセラー、労働組合などです。

また、相談窓口の担当者の対応範囲も決めておく必要があります。相談窓口の担当者は相談者から相談内容をヒアリングするだけでなく、事実関係の調査・確認や改善するための施策の立案や実施まで対応しなければなりません。

誰がどこまで責任を持って対応するのかをあらかじめ明確にしておくことで、スムーズな運用を可能にします。

相談受付マニュアルの作成と就業規則への落とし込み

相談窓口の誰が受付を担当しても一定の対応ができるようにするためには、マニュアルの作成が大切です。マニュアルは、ハラスメントの相談から解決までの全体像を把握できるようにまとめておきましょう。

また、相談者や相談内容に関する情報漏れが起きないように配慮した内容も検討しておく必要があります。マニュアルの完成前に、担当者を集めてロールプレイングを行い、必要に応じて修正して完成させます。

さらに、ハラスメント対策を社内で周知するためには、就業規則への落とし込みも不可欠です。就業規則に定めることで、従業員のハラスメントへの意識向上を目指せます。

社外にハラスメント相談窓口を設置する方法

ハラスメント相談窓口を社外に設置した場合、ハラスメントに詳しい専門家に任せられる上に、客観性を確保できるメリットがあります。
社外に相談窓口を設ける場合に気を付けるべきポイントと、外部相談窓口と連携する上で重要なことを以下で詳しく解説します。

外部相談担当者選定のポイント

外部相談窓口の担当者を選定するなら、ハラスメントに関する専門知識が豊富な社会保険労務士事務所や弁護士事務所、産業カウンセラー、コンサルティング会社などを選びましょう。
委託先を選定するときにポイントとなるのは、外部相談窓口としての実績の多さと守秘義務を徹底できるかどうかという点です。

また、外部相談窓口を設置する際は依頼費用がかかるため、費用対効果を検討した上で依頼先を選ぶ必要があります。

企業と社外相談窓口の連携

社内に設置したハラスメント相談窓口とは別に、社外にも外部相談窓口を設置している場合は両者の連携が必要です。うまく連携すれば、相談者からのヒアリングなどの重複を防げるだけでなく、役割分担もスムーズに行えます。

連携をスムーズにする上で具体的に行動すべきことは、運用や稼働の状況など、情報を共有できる体制の整備や、役割分担などが挙げられます。
ただし、社内と外部相談窓口で相談者や相談内容の情報を共有する際は、漏洩防止のための対策やルールを設けておくことも重要です。

ハラスメント相談窓口運用の流れ

厚生労働省ではパワハラ対策7つのメニューに基づいてハラスメント相談窓口の運用を推奨しています。以下では、具体的な運用の流れや注意すべきことを詳しく解説します。

相談窓口担当者によるヒアリング

相談窓口の担当者は、まず相談者から相談内容の聞き取りを行うことから始めます。相談時間の目安は1回あたり50分程とし、1回実施しても時間が足りない場合は後日に相談日を設ける形で切り上げるようにしましょう。
あえて時間を置くのは相談者の気持ちをいったん落ち着かせ、次の相談日のときに感情的な話ではなく、客観的な事実を話しやすくさせる狙いがあります。

相談窓口ではデリケートな内容を相談される可能性もあるため、相談窓口の担当者は相談者や相談内容に関して情報が漏れないように秘密厳守を徹底しなければなりません。
また、相談窓口の担当者は問いただしたり否定したりせず、相談者に寄り添う姿勢で話をじっくり聞くことが大切です。相談者に不安感や不信感を抱かせるような言動は控えましょう。

事実確認のヒアリング

相談者が会社による具体的な対応を希望した場合は、事実確認のステップへ進みます。相談者から了解を得た上で、ハラスメントの行為をしているとされる対象者にヒアリングを行うことを事実確認と呼びます。

ハラスメントの行為者から話を聞いてから、相談者と行為者のそれぞれの主張で一致している部分や異なる部分を精査していきましょう。
また、ハラスメントを目撃した従業員がいる場合は、相談者と行為者の両者から承諾を得た上で目撃者にヒアリングを行います。

相談内容に関わる関係者のプライバシーを侵害しないためには、情報管理は厳重に行わなければなりません。目撃者に話を聞く際は、ヒアリングで話した内容や情報は一切口外しないと念を押しておきましょう。

措置の検討

事実確認によってハラスメント行為が明らかになった場合は、会社として行為者の措置をどうするのかを検討します。

措置を検討する際は相談者の意向を踏まえ、相談窓口と人事や労務の担当者、行為者が所属する部署の上長と緊密な連携を取った上で、就業規則や裁判例なども加味して決定を下しましょう。

懲戒処分を下す場合は、減給・降格・出勤停止・懲戒解雇などの処分を選ぶことになります。
被害の大きさや相談内容の深刻さによって、弁護士や産業医、社会保険労務士などのハラスメントに詳しい専門家への相談をおすすめします。

行為者や相談者へのフォロー

行為者への措置が決定した後は、行為者と相談者に対し事実関係の調査内容や調査結果を受けて会社として出した結論などを伝えなければなりません。

行為者へのフォローとして、具体的にどういった発言や行動をしてはいけないのか説明をして納得してもらうようにしましょう。また、同じことが起こらないようにするために行為者を継続的にフォローしていく必要があります。
例えば、定期的な面談の実施や、上長の監視下でアドバイスや注意を行うなどの方法が有効です。
一方で、相談者には相談窓口の担当者と人事担当者で三者面談を定期的に行うなど、相談後に問題が発生していないか相談者の状況などを確認するようにしましょう。

再発防止策の実施

事実確認によるハラスメントの認定や行為者の措置を判断するのは、ハラスメント相談窓口の担当者ではなく、人事労務などの別の担当者が行うのが一般的です。

相談窓口の担当者は、会社としてどのような判断を下すのかを見守る一方で、相談者と面談を定期的に行い、ハラスメントの再発防止に向けた流れの全体像や、会社の対応状況などを説明する必要があります。

会社の対応状況などを説明せずに放置すれば、相談者は会社に対し不信感を抱いてしまう可能性があるため、定期的に進捗を説明するようにしましょう。

※参考:厚生労働省.「パワハラ対策7つのメニュー」(参照2021-12-8)
https://www.no-harassment.mhlw.go.jp/jinji/measures/inquiry_counter

ハラスメント相談窓口の周知方法と注意点

ハラスメント相談窓口を設置しても、従業員が相談窓口の存在や設置目的を理解していなければ安心して利用してもらえません。以下では、ハラスメント相談窓口を社内に周知させる方法と注意点を解説します。

メールやポスター

従業員がハラスメント相談窓口への相談が必要になったときに利用できるよう、繰り返し周知していく必要があります。ハラスメント相談窓口の存在を従業員に周知するには、メールでの発信やポスターの掲示を行うのも有効な手段です。

メールを利用する場合は、人事労務の担当者から全従業員にメールを配信してハラスメント相談窓口の役割や、会社としてハラスメント撲滅に取り組む旨を周知する内容を発信しましょう。

ポスターを利用する場合は、ハラスメント相談窓口の案内ポスターや標語を作成し、従業員の目につきやすい場所へ掲示します。例えば、社員食堂や休憩スペース、エントランスなどへの掲示がおすすめです。

研修の実施

ハラスメント防止の取り組みを社内で周知するために、研修や勉強会を実施するのも一つの方法です。研修は、ハラスメント行為が社会的に認められないものであると従業員に説明する際に効果的です。

ハラスメントをテーマにした研修を行うことで、どのような発言や行動がハラスメントに該当するのか、ハラスメントの発生によってどのような処分が下されるのかなどを、従業員が自分のこととして考えるきっかけを作れます。

また、ハラスメントに詳しい外部講師を招くことで、ハラスメントは企業が取り組むべき社会問題の一つであることや、会社が本気で取り組もうとしているという事実を従業員に知ってもらえます。

ハラスメント相談窓口による事実確認後の対応

ハラスメント相談窓口の担当者は、事実確認のヒアリングで集めた情報を会社と共有する必要があります。

会社は、相談窓口の担当者から報告を受けた事実確認の内容を基に、行為者をどのような処遇にするのか判断しなければなりません。以下では、事実確認後の具体的な対応を解説します。

必要に応じて行う懲戒処分

企業の秩序を維持するために必要な場合は、就業規則に基づいて懲戒処分を検討します。具体的な懲戒処分として、以下の6つが挙げられます。

・けん責
・減給
・出勤停止
・降格
・諭旨解雇(ゆしかいこ)
・懲戒解雇(ちょうかいかいこ)

けん責は、行為者に始末書の提出を求める6つの処分の中で軽い処分です。減給は、労働基準法の違反にならないように給与から一定額を差し引く処分を指します。
出勤停止は、雇用契約を維持したまま一定期間の就労を禁止する処分のことです。降格は、役職や職位、職能資格を現状より引き下げる処分をいいます。

諭旨解雇は、一定期間内に退職届が提出されれば依願退職扱いになり、期限をすぎれば懲戒解雇となる処分です。懲戒解雇は6つの中でも重い処分で、会社は解雇の予告や解雇予告手当の支給もなしで対象者を解雇できます。

プライバシーが守られることを伝える

ハラスメント相談窓口に安心して相談できることを従業員に理解してもらう必要があります。従業員に理解してもらうためには、ハラスメントの相談をしても情報が漏れることはないと周知しておくことが大切です。

また、全従業員に周知するだけで終わらせず、相談の受付時にも相談者や行為者に改めて伝えるようにしましょう。

相談窓口の担当者はハラスメントに該当しない相談を受けた場合でも、相談者の話をじっくりと聞き、話の途中で否定や決めつけるような発言は控えます。また、話の方向性を故意に誘導しないように注意しなければなりません。

深刻な相談内容は産業医に相談する

ハラスメントの事実によって、相談者が自殺を暗示するなどの深刻と思われる言動が見られた場合は、相談窓口の担当者だけで対応するのはリスクがあります。勝手な判断をせずに、産業医などの医療の専門家に相談するようにしましょう。

産業医などの医療の専門家に相談すれば、医学的な観点によるアドバイスや指示をもらえるため適切な対処ができます。

医療の専門家へスムーズに相談できる環境を整備するためには、事前に産業医などへ協力を求めておくことが大切です。早期で問題を解決するために、産業医などとの連携も考慮した体制作りを目指しましょう。

まとめ

ハラスメント相談窓口を設置するにあたり、ハラスメントに悩む相談者のメンタルケアを行う必要性が出てくる場合もあります。適切に対処するためには、産業医との連携が欠かせません。

産業医がいる企業では、ハラスメント相談窓口と産業医との連携を日頃から意識しておくことが大切です。
産業医がいない小規模の企業や、産業医が常駐していない企業は、医療の専門家からアドバイスがもらえる産業医サービスの利用を検討してみましょう。

株式会社Dr.健康経営では、厳選された経験豊富な産業医をご紹介します。従業員のハラスメント相談窓口としてもぜひご活用ください。

鈴木 健太
監修者
鈴木 健太(すずき けんた)
代表取締役/医師・産業医

1989年、東京都国立市出身。2009年、筑波大学医学部へ入学。
在学中にKinesiology, Arizona State Universityへ留学し、医学・経済学・人文学等を学ぶ。
卒後は国立国際医療研究センターで勤務医として働く。
予防医療の重要性に気づき、帝京大学公衆衛生大学院で健康経営を研究しつつ、産業医として多くの企業を担当する。