休職や復職に対応した就業規則とは？記載するべき項目やポイントを詳しく解説

ストレス社会といわれる現代、メンタルを病んでしまう従業員が増えています。メンタルヘルスに対応した休職・復職制度を実施できるように、就業規則を見直しましょう。ここでは、産業医の導入にあたり社内体制を整えたい担当者に向け、就業規則を改定するポイントを解説します。

休職・復職の繰り返しを避ける方法や、リハビリ勤務制度も紹介するので就業規則の見直しにお役立てください。

就業規則と休職制度の概要

まずは就業規則と休職制度の概要について解説します。休職制度を活用すると、雇用契約を結んだまま従業員に療養してもらえます。就業規則で休職制度を明確に説明し、企業と従業員の双方が理解した上で社内体制を整えましょう。

就業規則とは

就業規則には、労働時間・賃金・服務規律・懲戒制度など労働条件や待遇に関する内容がまとめられています。就業規則は、企業と従業員がともに把握すべきルールです。常時10人以上雇用する企業であれば、就業規則の作成と届出が義務付けられています。

時代に合わなければ就業規則は形骸化してしまいます。近年はメンタルヘルスに関する休職・復職が増加傾向です。メンタルを病んだ従業員の休職・復職に関する内容が記載されているか就業規則を確認しましょう。

休職・復職を就業規則に記載する義務はありません。ただし、休職制度があれば、休職・復職の判断に迷わずブレのない対応ができます。安心して従業員に療養してもらうために休職制度を設定しましょう。

休職制度とは

休職制度とは、従業員が安心して療養できるように一定期間従業員としての身分を保障する制度を指します。休職期間中に従業員が回復できると企業は働き手を失わずに済みます。

休職制度の目的は、従業員の回復とスムーズな職場復帰です。また、休職制度は解雇をどれくらいまで猶予するかの目安にもなります。

また、休職制度は法律で義務付けられているものではありません。休職制度を設けるかどうかは各企業の判断にゆだねられています。ただし、いったん就業規則に組み込むからには企業には休職制度を遵守する必要があります。企業の立場も考慮して就業規則を改定しましょう。

休職時の手続きに関して詳しくは『職場復帰支援における、休職時の手続きと休職中のケアのポイント』を参考にしてください。

【休職・復職】就業規則改定ポイント10項目

就業規則の休職・復職について調べるポイントを解説します。特にメンタルヘルスに対応しているかをよくチェックしましょう。以下で紹介するポイントをすべて網羅しなくても構いません。必要に応じて就業規則に追加してください。

会社が定める休職事由

客観的にメンタルや体調に不調を抱えているように見えても、当従業員が休職を拒む可能性があります。企業の判断で従業員を休業させられる旨を、就業規則に記載しましょう。

心身の疾患により業務の遂行が難しいと企業が判断したときは、企業の指示に従い休職を命じられる」などの文言を就業規則に加えてください。

休職の理由はさまざまです。ボランティア活動に参加したい、公的役職に就いた、刑事事件で起訴されたなど疾病以外の理由でも休職が推奨されるケースは多々あります。疾病以外の理由であっても、妥当であると会社が認めれば休職できる旨を就業規定に記載しておくと良いでしょう。

休職制度の対象者

休職制度を利用できる対象者を決めておくことも大切です。なお、就業規則の対象者は企業の判断で自由に決められます。

研修中の従業員や勤続が1年未満の従業員に対しては、休職を認めない企業も少なくありません。入社後すぐにメンタルを病む従業員の中には、企業や職場との相性が悪い人、仕事に対する意気込みが足りない人も多いものです。休職をしても、無事に業務をこなせるようになるとは限りません。

また、体調不良による休職の場合は診断書の提出が必要という旨を就業規則に明記する必要があります。休職が必要なほどの体調かどうかは本人の申告のみでは確認できません。診断書を提出しない従業員には、理由を聞いて確認を促しましょう。

休職の期間と勤続年数

法律では休職期間を定めていません。就業規則で定めた休職期間が適応されます。休職期間に縛りがなければ、理由を付けて復職を拒む従業員が出る恐れがあります。期間を設定し、悪意ある休職の延長を防ぎましょう。

休職期間の上限は休職の目的や勤続年数により使い分ける企業がほとんどです。一般的に、休職期間は勤続年数に比例して長くなります。主治医の判断に従い、暫定的に休職期間を決める企業も多くみられます。

精神疾患は、はっきりした診断が困難です。まずは1～2カ月単位で主治医に休職期間を設定してもらい、回復の状況に合わせて休職期間の延長や復職の調整をしましょう。復職までにさらに療養が必要と主治医が判断した場合は、例外として就業規則の上限まで休職期間を延長可能です。

休職期間の通算方法

精神疾患により休職した従業員が休職と復職を繰り返すケースは珍しくありません。就業規則の上限まで休職しても、就業規則上は少しでも出社すれば再び休職できるためです。事実、休職と復職の繰り返しにより1年の大半を休職した従業員の事例があります。

故意に休職や復職を繰り返させないために、前回の休職期間と通算する際のルールを就業規則に記載しましょう。例えば、復職から〇日以内に類似の理由で休職する際は休職期間を以前の休職と合算するなどと記載しておくと頻繁に休職されずに済むでしょう。

なお、休職・復職の繰り返しを防ぐためには、後述するリハビリ勤務制度が役立ちます。

休職・受診命令

企業に休職・受診命令が許可されると従業員の意思にかかわらず受診を促せます。例えば、遅刻や欠勤が多い従業員がいるとしましょう。医療機関を受診して問題がないようであれば、遅刻や欠勤は病気によるものではないと判断できます。

また、精神疾患が疑われる本人に自覚がなければ無理をして状態が悪化する恐れがあります。受診を命じ、速やかに休職を促しましょう。

就業規則に休職・受診命令を記載する際は明確な基準を決めてください。｢遅刻、または欠勤が○日を超えた場合に会社は休職・受診を従業員に命じることが可能｣などを記載しておくと基準を超えた時点ですぐに休職・受診命令を下せます。

休職期間中の賃金の支払いと勤務年数

休職期間中には賃金や賞与を支払う義務はありません。一般的に、自己都合の休職は無給です。また、一定期間は満額支給するものの、徐々に支給額を減らし最終的には無給とする企業もあります。

貯蓄が少ない従業員にとって賃金の有無は大きな問題です。就業規則に休業期間中の賃金について必ず記載し、トラブルを防ぎましょう。また、休職期間が勤続年数に含まれるか、退職金の算定に影響するかも就業規則に記載してください。

休職で無給になった場合には傷病手当金などの公的制度を申請できます。公的制度も加味して休職期間中の支払いを決めましょう。

休職期間中の報告義務

休職期間は療養して回復を目指す期間です。休職期間は療養に専念する旨を、就業規則に記載しましょう。

回復状況を知るために従業員は定期的に状況を報告する必要があります。体調やメンタルの様子・生活リズム・復職に向けての悩み・手当金や給付金の申請状況など、報告内容の詳細も就業規則に盛り込んでください。

企業からは、時期をみて復職手順や復職に必要な条件を説明する必要があります。従業員によっては、企業とのやり取りでプレッシャーを感じるかもしれません。定期的な状況報告を手がかりに連絡のタイミングを考えましょう。

また、安易に退職を促してはいけません。精神疾患の場合は特に正常な判断が難しいためです。休職期間が満了するまでは、あくまでも復職を前提に従業員とやり取りをしましょう。

休職期間満了時における取り扱い

休職を終えても復職できない場合についても就業規則に定めましょう。働けない従業員を長期間雇用し続けると会社にとって不利益となります。ただし、休職や解雇、退職に関してはトラブルが起こりがちです。自社や他社の事例を確認し、トラブルになるケースを予測しましょう。

休職中の従業員を解雇する際には、自然退職が望ましいとされています。自然退職とは、就業規則に定められている事由を満たした場合、従業員の意思表示がなくとも雇用契約を終了できる取り決めです。

リハビリ勤務制度

復職直後に他の従業員と足並みをそろえて働くと、再び心身に支障をきたす恐れがあります。従業員にすんなりと職場に順応してもらうためにリハビリ勤務制度を設けましょう。

リハビリ勤務制度とは、休職者をスムーズに復職させるために本格的な復職の前段階として労働者を試行的に勤務させる制度です。徐々に業務負担を増やしていく、産業医面談を実施するなどして復職の負担を抑えましょう。

リハビリ勤務制度を検討する際は、厚生労働省の『心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き』を参考にするのもおすすめです。

出典：厚生労働省｜心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000055195_00005.html

復職する際の手続きと必要事項

休職制度は回復後の復職を前提とした制度です。従業員が回復したかどうかは、主治医の診断書と産業医の面談結果を踏まえて企業が判断します。滞りなく主治医の診断書を得るためには、主治医との面談の要請があった場合には協力するなどの内容を就業規則に加えておくと安心です。

また、長年症状を診断してきた主治医は従業員に肩入れしてしまうケースも考えられます。場合によっては他の医療機関の受診も必要です。会社が指定する医療機関の受診に協力すると就業規則に記載し、公正な診断結果を入手しましょう。

従業員が復職可能と判断した場合は、リハビリ勤務制度のように就業制限を実施しつつ、少しずつ業務の感覚を取り戻してもらうことが大切です。

まとめ

就業規則は、労働条件や待遇などを具体的に定めたものです。休職・退職・解雇の際にはトラブルが起きがちです。不要なトラブルを防ぐために、休職・復職に関する取り決めを就業規則に盛り込みましょう。

就業規則を改定するポイントは、休職制度の対象者や休業期間、賃金の有無、休職中の報告義務などです。無理なく復帰できるように、リハビリ勤務制度の導入も検討しましょう。

なお、就業規則を適切に改定するために、人事・労務問題のプロである社会保険労務士などに相談するのもおすすめです。