職場環境改善の進め方と5つの効果とは？アイデア・改善のポイントも解説

健康経営に取り組むために職場環境改善を進めたいものの、具体的にどのように進めればいいのか分からない方もいるでしょう。

本記事では、職場環境改善を進めるためのアイデアや基本的な流れ、職場環境改善を進める上で気を付けたいポイントなどについて解説します。

職場環境改善の進め方の理解を深め、自社の職場環境改善に取り組むための参考にしてください。

職場環境改善とは

まずは、職場環境改善の概要を確認しておきましょう。

以下では、職場環境改善の意味や実施によって得られる効果、職場環境改善を成功させるために不可欠な要素を解説します。

職場環境改善の意味

職場環境は、職場のオフィス環境から上司・同僚・部下との人間関係まで幅広い意味で用いられている言葉です。職場環境改善は、従業員を取り巻く環境の課題を解決するための取り組みを指します。

厚生労働省では、1992年5月に改正された労働安全衛生法で快適職場の4つの指針の一つとして『快適な職場づくり』を定めています。

4つの指針は以下のとおりです。

上記4つの指針を基に職場環境改善を進めることで得られる効果についての詳細は、次で解説します。

“出典：厚生労働省「職場のあんぜんサイト」”（参照：2022-07-13）

職場環境改善で得られる効果

職場環境改善は、事業者の責務です。事業場は、従業員が働きやすい環境にする必要があります。従業員にとって働きやすい職場環境に改善すると、さまざまな効果をもたらしてくれるのです。

職場環境改善によって得られる効果は、従業員が仕事や職場で感じるストレスを軽減できることです。ストレスが多い従業員は仕事でミスが増えたり、精神面・肉体面に不調が出たりする可能性があります。不調が長期的に続くと、欠勤や休職などにつながることも少なくありません。

働きやすい環境に整備することで職場内の人間関係も改善され、悩みを一人で抱えずに相談できるようになるでしょう。

また、職場環境に対する不満がなくなると転職を検討する従業員が減り、離職率の低下につながります。職場環境改善によって働きやすい環境が確保されることでエンゲージメントの向上も期待できます。

職場環境改善5つの要素

健康経営戦略マップには、以下の5つの項目の記載が求められます。

健康経営戦略マップは、これらの項目を満たすことで完成します。

経済産業省による健康経営と健康経営課題のつながりの例も参考にしてください。

“画像出典：経済産業省「健康投資管理会計ガイドライン概要説明資料」”（参照：2022-07-17）

職場環境改善活用の流れ

職場環境改善は、どの部門や担当者が中心的な存在になるのかによって進め方が変わってきます。

そこで、担当する部門別に職場環境改善の流れを紹介します。

事業者・安全衛生委員会による職場環境改善

安全衛生委員会は、従業員のストレス度や労働環境の安全性などの課題・問題点を発見し、改善に向けた改善策を検討するための委員会です。労働安全衛生法では、50人以上の従業員が働く事業場に設置が義務付けられています。

事業者・安全衛生委員会が主導して職場環境改善を行うべき内容は、従業員のストレス要因を把握し、改善策を検討して実行に移すことです。

また、事業者・安全衛生委員会のメンバーだけで現状の評価や改善策を立案するのではなく、産業医などの従業員のメンタルヘルスや職場環境に関する専門知識を持つ専門家と連携し、アドバイスや意見をもらうことが大切です。

事業者・安全衛生委員会が中心になって職場環境改善をする際の具体的な施策は、組織体制の見直しや職場環境の改善に関連する制度の改訂、改善策の実施に携わる部署などへの指示、管理者向けの研修の開催などがあります。

管理監督者による職場環境改善

管理監督者は従業員の労働条件を決めたり、労務管理に関する事項を事業者と一緒に検討・決定したりする立場にあります。労働基準法の規定には、労働時間や休憩時間、休日に関する制限は定められていません。

管理監督者を中心に職場環境改善を進める場合、まず担当する部署のストレスチェック制度の集団分析結果を把握します。次に、具体的な改善策を立案して対策を講じる部門・部署・担当者に対して実行を促すのが一般的な流れです

ただし、管理監督者の考えだけで職場環境の改善を遂行するのではなく、産業医や安全衛生委員会のメンバーなどによるサポートも不可欠です。管理監督者が適切な改善策を立案できる能力を高めるためにも、集団分析結果などのデータの読み取り方や職場環境の評価方法、立案の方法などを研修で学ばせましょう。

従業員参加による職場環境改善

従業員が参加することで、職場環境改善の効果をより高めることができます。

従業員参加型の職場環境改善は従業員一人ひとりにアプローチできるため、意識改革につなげることも可能です。従業員の意識が高まることで、職場環境改善の取り組みに対する理解を得やすくなり、職場環境改善を円滑に進められます。

管理監督者と従業員は、部署別のストレスチェック集団分析結果から職場環境の現状などを評価し、具体的な改善策を話し合いながら決定するのが一般的な流れです。従業員参加型の職場環境改善は現場の意見を取り入れた改善策を検討できます。

管理監督者と従業員が中心になって職場環境を改善する場合、産業医などの専門家と連携を取ることで効果的な改善計画の立案・評価を行えます。職場環境改善に従業員を参加させる場合は、ワークショップなどを開催して、従業員から幅広い意見を集め、改善計画に反映させてください。

職場環境改善がもたらす5つの効果

職場環境改善は、さまざまな効果が得られるのも取り入れる利点になります。

ここからは、職場環境改善がもたらす5つの効果を紹介します。

仕事におけるストレスの軽減

職場環境改善では、従業員が仕事で日々感じているストレスを軽減させることができます。

仕事におけるストレスは、パフォーマンスの低下やミスの増加につながる可能性があります。さらにストレスの増加は、心身の不調も高まることもあるので、職場環境改善により解決がおすすめです。

職場の人間関係が良好になる

仕事上のストレスの要因には、職場内の対人関係も考えられます。職場の人間関係に注目した職場環境改善を取り入れることにより、上司・同僚といった職場内のコミュニケーションの活性化にも繋がります。

相談窓口の導入や1on1による上司との面談など、コミュニケーションを取る習慣をつけるのも大切。またレクリエーションや交流会など定期的なイベントを取り入れて、社内の風通しを良くするのもおすすめです。

生産性の向上しやすくなる

職場環境改善は、生産性の向上にも大きく影響します。

前述でも記載した通り、ストレスの蓄積は生産性の低下につながる可能性が高まります。従業員の精神的な充足度を満たすということは、利益率向上施策の一環にもなるため、職場環境改善がもたらす効果のひとつと言えるでしょう。

離職率が下がる

職場環境が原因でのストレスは、従業員の心身に不調から離職につながるケースも稀ではありません。心身のストレスが溜まる職場の環境改善を怠ってしまうと、従業員のストレスだけでなく不満も溜まり、転職を考える従業員や休職・退職を選択する従業員が出る場合もあります。

快適な職場環境の維持は、従業員のエンゲージメント向上により、離職率の低下や優秀な人材の流出の防止にもなります。

企業イメージアップにもつながる

快適な職場環境を提供する企業は、社内の評価はもちろんのこと、株主や顧客、取引先からの信頼を得る機会となり、企業のイメージアップにもつながります。

また企業のイメージが上がるということは、企業のアピールポイントにもなるので、就職希望者が増加する可能性も高まります。

職場環境改善は社内だけでなく、社外へのアピールになるのもポイントです。

厚生労働省推奨の職場改善のためのヒント集とは

厚生労働省では、職場環境改善のためのヒント集と言われるツールを推奨しています。職場おいて従業員の参加のもとにストレスを減らし、心身の健康増進のために作成されたもので、職場環境等の改善方法を提案しています。

ヒント集には、職場環境に関する改善アイデアが盛り込まれており、30項目のチェックリストとしてまとめられています。

従業員同士のグループ討議で利用することができるので、取り入れてみると良いでしょう。

“出典：厚生労働省「職場改善のためのヒント集」”（参照：2023-07-22）

職場環境改善のための8つのアイデア

職場環境改善のために活用できるアイデアがあります。

ここでは、厚生労働省の『職場改善のためのヒント集』を参考に、職場環境改善に効果的な8つのアイデアを紹介します。

1.作業計画への参加と情報の共有

作業計画への参加と情報の共有は、従業員が抱える業務量の管理を改善するためのヒントになります。業務上の作業計画を検討する際は、管理監督者が全てを決定するのではなく、実際に作業に携わる従業員の意見を取り入れるために参加を呼びかける必要があります。

大まかな作業計画が決まったら、作業をどのように進めていくのかなどの詳細について作業を、担当する従業員が自ら決められるように権限移譲の領域を広げることも重要です。業務の分担を検討する際は個人の能力や経験を考慮しつつ、達成感を得られるようにすれば従業員のモチベーションを維持しやすくなるでしょう。

個人やプロジェクトチームごとに業務量を比較した場合、負担が大きすぎないかを確認して必要に応じて改善していきます。業務を円滑に進めるためにミーティングなどで情報を共有してください。

2.勤務時間と作業編成

勤務時間と作業編成は、個人別の業務量の見直し・改善や、勤務時間内に仕事が終わるようコントロールしたい場合に参考になるアイデアです。具体的な施策は、適正な人員体制の整備や業務量の見直しを行うことです。

例えば、長時間労働や残業を改善したい場合、ノー残業デーを設けて勤務時間を過ぎたら退勤するように促すことも長時間労働や残業を減らす上で有効な施策です。繁忙期に長時間労働や残業が集中している場合は、人員体制や業務量の見直し・改善を実施してください。

早朝や深夜の不規則な勤務時間が従業員の負担になっている場合、勤務時間制の見直しも効果的です。また、有給休暇の取得率が低い場合は、有給休暇を取得しやすくするために勤務体制を見直す必要があります。さらに、育児や介護などが必要な従業員に対して働く時間や場所の選択肢を広げるのも有効です。

3.円滑な作業手順

円滑な作業手順は、従業員の負担を減らすことを目的としています。職場のレイアウトを変更したり、作業を円滑に進められるように分かりやすい指示出しを心掛けさせたりするなどのアイデアが参考になります。

例えば、誰でも同じように作業を進められるようにマニュアルやチェックリストを作成し、定期的に見直すことも一つの方法です。作業効率を高めるために保管スペースの物品などの配置場所を見直し、保管や取り出しをスムーズに行えるようにしてください。

従業員が作業を行いやすくするために、作業台の高さや配置、スペースの広さなどを見直すことも大切です。上司は部下に的確な指示を出し、作業に必要な情報を事前に共有できる体制を整備する必要があります。

単純な作業が長時間続けば従業員のモチベーションを下げ、心身に負担をかける場合もあるため、職場環境は定期的な見直しと改善が必要です。

4.作業場環境

作業場環境は、空調などの快適な作業環境を改善するためのヒントになります。従業員にとって快適な作業環境を整備するためには、適切な温度・湿度や照明の明るさ、騒音の有無などを考慮した管理・対策が必要です。

工事現場などで作業をする場合、従業員が有害物質を吸い込むことがないように防護服の着用や作業時間の制限を義務付けるなどの対策をしてください。また、喫煙による弊害を減らす対策として空調完備の個室の喫煙ルームを設置したり、非喫煙者へ配慮したレイアウトにしたりすることも大切です。

トイレを清潔に保つことも職場環境改善につながり、休憩室や社員食堂の設置などは福利厚生の改善にもつながります。他にも、停電や火災などの緊急時に迅速に対応するための体制作りや、マニュアルの整備などを行うことで危機管理対策を行えます。

5.職場内の相互支援

職場内の相互支援の内容は、従業員が悩みや問題があるときに、気軽に相談できる環境を整備するために有効なアイデアです。例えば、部下の悩みに気づけるように上司と部下の1対1の面談を定期的に行うことも有効な手段です。

またコミュニケーションツールを導入し、個人やグループ単位で意見交換ができるようにすれば普段から気軽に相談できる環境を整備できます。

グループや部署の人数が多くて上司が部下一人ひとりと向き合うのが困難な場合、サブリーダーなどを設けることで、従業員の意見などをまとめて報告してもらうなどの対策を取ることも可能です。

チーム内や部署間のコミュニケーションを活発にするために、懇親会やワークショップなどを開催する方法もあります。その他、人事評価制度の見直しや改善を行い、従業員が公正な評価を受けられるように配慮することも大切です。

6.安心できる職場のしくみ

従業員にとって安心できる職場にするには、メンタルヘルス対策を実施する必要があります。メンタルヘルスに関する相談窓口を設置していても、適切な対応を取れる人材を担当者に置かなければ従業員は安心して相談できません。

メンタルヘルスやハラスメントに関する相談窓口を設置する場合、担当者を対象にした教育研修を実施し、相談者の個人情報が社内外に漏れないように情報管理を徹底させるようにしましょう。

また従業員が自身のストレスに気づき、問題やトラブルになる前に対処できるようにセルフケアに役立つ情報を発信していくことも大切です。他にも、従業員のキャリアアップや資格取得に向けた支援などを行うことで将来に不安や悩みがある従業員に対応できます。結果的に、離職率の低下につながるでしょう。

7.社内アンケートの実施

職場環境改善には、社内アンケートを取り入れるのもおすすめです。社内アンケートは、無記名で行うことが多く、従業員の本音を聞くことができます。

また実際に職場環境改善を行った後でも、定期的に社内アンケートを実施することにより、実行している職場環境改善が適切であるかどうかを確認することも可能です。社内アンケートで現場の生の声を聞く機会を作るようにしましょう。

8.コミュニケーションの活性化につながるイベントの実施

働きやすい環境づくりには、社内のコミュニケーションを高めるイベントの実施も職場環境改善のためのアイデアのひとつです。

社内イベントは、普段話す機会がない人と交流する機会が作れます。特にリモートワークを取り入れている企業では、入社時から出社しないケースもあるでしょう。

促進したいコミュニケーションや目的に合わせてイベントを実施すると、職場環境改善にもつながります。

職場環境改善計画助成金の受け取り方

職場環境改善には、職場環境改善計画助成金と言われるストレスチェック集団分析の実施事業主に対する助成金制度があります。

この制度は、専門家による指導に基づいて職場環境改善計画を作成し、職場環境の改善を実施することにより、負担した指導費用の助成を受けることができます。

ストレスチェックの集団分析の結果を活用して職場環境改善する際は、職場環境改善計画助成金を受けて適切な指導のもと対策を行うと良いでしょう。

職場環境改善のポイント

職場環境改善は以下に挙げるポイントを考慮して実施しましょう。

それぞれのポイントの詳細を解説するので職場環境の改善に取り組む際の参考にしてください。

従業員の声を参考にする

職場環境を改善する際は、従業員の意見を取り入れることが大切です。現場で働く従業員の声を無視して、上層部や一部の担当者だけで改善計画を立てても、従業員が働きやすい職場環境に改善できません。

また従業員から吸い上げた意見の中には、職場環境改善のヒントになるアイデアが生まれることも多いです。現場の声を参考にしながら自社に合った職場環境に改善する必要があります。

他社の取り組み事例を参考にする

従業員が働きやすい職場環境に改善するには、他社の成功事例を参考にするのも一つの方法です。他社の事例からはどのような取り組みを行うと、どのような効果が得られるのかを知ることができます。

他社の取り組み事例を参考にする場合、自社の会社規模や状況が似ている企業を中心に確認してください。メンタルヘルス対策に課題を感じている場合は厚生労働省の『職場のメンタルヘルス対策の取組事例』が参考になります。

“出典：厚生労働省「職場のメンタルヘルス対策の取組事例」”（参照：2022-07-13）

ストレスチェック制度を利用する

職場環境改善を実施する場合、自社でストレスチェック制度を活用することも大切です。ストレスチェックの結果を集団分析することで、職場環境の改善が必要な部署の従業員のストレス度を把握できます。

集団分析は高ストレス者の把握だけでなく、ストレスチェックの受検者の年齢・性別、職種、部署などの集団に分けてそれぞれのストレス度を評価する方法です。集団分析結果を基に部署ごとの職場環境の問題点や、課題などの洗い出しが可能であり、具体的な改善計画の立案ができます。

ストレスチェックは実施して終わりではありません。定期的な実施と集団分析によって職場環境の変化に応じた対策を取りやすくなります。

産業医を導入する

職場環境を改善するためには産業医の導入が有効です。産業医は、メンタルヘルス対策や職場環境の安全・衛生面に関する知見がある専門家です。産業医からの意見と集団分析結果を合わせて、総合的な評価や改善計画の検討を行う必要があります。

産業医と連携すると、プロの意見を取り入れた高ストレス者へ適切な対応を取れるため、従業員が働きやすい職場環境に改善しやすくなるのです。

また、産業医による産業医巡視も職場環境の改善に有効です。1カ月に一度以上の頻度で産業医が職場を巡回し、管理監督者や従業員が気づかない課題や改善点などを提示するため、職場環境改善に取り入れることができます。

産業医巡視や自社の職場環境改善の取り組みに参加してくれる産業医を導入することが大切です。

まとめ

職場環境を改善することで、従業員のストレスの軽減や離職率の低下などの効果を得られます。

ただし、現場の従業員の声を参考にして改善計画を立てることが大切です。また職場環境改善に取り組む際は、メンタルヘルス対策や職場環境に関する知識が豊富な産業医との連携が重要になります。

産業医巡視や職場環境改善の取り組みに参加してくれる産業医が身近にいない場合は、外部の産業医サービスを利用するのも一つの方法です。

株式会社Dr.健康経営の「産業医コンシェルジュ」では、専門知識や経験が豊富な産業医に依頼できます。職場環境改善のために産業医の導入を検討している方はぜひ一度ご相談ください。